Jak policzyć koszty HR i payroll pod kątem outsourcingu?

Zlecając na zewnątrz pewne funkcje przedsiębiorstwa, na przykład księgowe czy kadrowo-płacowe, należy przeanalizować całkowity koszt wykonywania zlecanych funkcji we własnym zakresie.

W praktyce firmy często porównują koszt outsourcingu wyłącznie z kosztem zatrudnienia własnych specjalistów zajmujących się daną dziedziną. Tymczasem na koszty własne, poza kosztami wynagrodzeń składają się również koszty ZUS, koszty choroby, koszty urlopów wypoczynkowych, macierzyńskich czy wychowawczych, koszty rekrutacji, szkoleń, materiałów merytorycznych (ustawy, interpretacje), konsultacji i opinii prawnych, a także koszty związane z zakupem i eksploatacją systemu komputerowego oraz specjalistycznego oprogramowania, zakup sprzętu IT, koszty obsługi IT, koszty czynszu zajmowanej powierzchni biurowej i opłaty za media, materiały biurowe (papier, toner itp.), koszt telefonów, alokacja kosztów administracyjnych na dział księgowości czy dział kadr i płac, koszty zarządzania działem księgowości czy działem kadr i płac – czas kadry managerskiej.

Chcąc wykonać analizę finansową, której celem ma być porównanie kosztów zakupu usług outsourcingowych oraz pozostawienia danej działalności wewnątrz organizacji, można wykorzystać różne metodologie analiz, np. elementy właściwe dla metodologii typu ROI (z ang. Return on Investment), polegającej na ogólnym oszacowaniu rentowności inwestycji, czy TCO (z ang. Total Cost of Ownership), opartej na analizie całkowitego kosztu pozyskania, użytkowania, utrzymywania i w końcu pozbycia się aktywów w firmie na przestrzeni określonego czasu, mogą okazać się przydatne.

Zobacz: Jak wdrożyć outsourcing druku w firmie?