Naturalnie sama świadomość funkcji pomocniczych nie wystarcza. Kolejnym krokiem powinno być zbadanie możliwości dostaw takich usług z zewnątrz. Na szczęście, oferta usług outsourcingowych jest już bogata, nawet na polskim rynku, dzięki czemu można precyzyjnie dopasować ofertę do potrzeb oraz negocjować jakość i cenę usług. Pomocą w negocjacjach oraz punktem odniesienia dla oceny opłacalności kontraktu outsourcingowego będzie wcześniejsza analiza procesowa – dzięki niej powinniśmy znać nie tylko istotność danej aktywności, ale także koszt jej wewnętrznej realizacji.

Zobacz: Czy outsourcing kadrowo-płacowy to zawsze oszczędność kosztów

Przyjmując owocny dla obu stron – firmy oraz dostawcy usług outsourcingowych – przebieg negocjacji, należy przystąpić do omówienia i uzgodnienia sposobu przekazania obsługi. Trzeba pamiętać, że przekazujemy do zewnętrznej obsługi realny proces – w idealnym układzie firma nie powinna odczuć faktu zmiany wykonawcy funkcji biznesowej. Oznacza to, że konieczne będzie precyzyjne zaplanowanie działań, przygotowanie koniecznej dokumentacji i harmonogramu jej przekazywania lub uzgodnienie zasad dostępu do budynków lub systemów informatycznych.

W konsekwencji rzetelnej analizy biznesowej oraz skutecznych negocjacji firma zlecająca zewnętrzną obsługę powinna zacząć liczyć zyski od chwili startu kontraktu outsourcingowego. Warto jednak zaznaczyć, że utrzymanie takiego stanu w długim okresie wymaga okresowego monitorowania stanu i jakości realizacji kontraktu.

Zobacz: Jakie firmy powinny zdecydować się na outsourcing?