Procedury zawierania umów outsourcingowych

Obecnie najczęściej przekazujemy na zewnątrz usługi finansowo-księgowe czy obsługę płac. W ten sposób możemy znacznie obniżyć koszty, mamy dostęp do najnowszych rozwiązań technologicznych, a przede wszystkim znacznie więcej czasu na podstawową działalność firmy. Zdecydowanie zatem można powiedzieć, że outsourcing staje się coraz bardziej popularną formą optymalizacji kosztów zarządzania.

Podpisanie umowy

W trakcie podpisywania umowy outsourcingowej firma musi mieć pewność, iż jej interesy zostały zabezpieczone w odpowiedni sposób. Dokument ten określa, co ma być wykonywane i w jakiej cenie oraz wyznacza relacje między dostawcą a odbiorcą usług. Umowy outsourcingowe mogą różnić się konkretnymi sformułowaniami, zawsze zbudowane są według określonego schematu i powinny zawierać następujące elementy takie jak: datę rozpoczęcia współpracy, zakres usług oraz miejsce ich świadczenia, zasady współpracy, grono osób kontaktowych, odpowiedzialność stron, kwestie poufności, wynagrodzenie dla dostawcy, okres wypowiedzenia umowy oraz tryb jej rozwiązania.

Zobacz: Relacje klient – dostawca w przypadku outsourcingu funkcji szkoleniowej

Wybierając firmę zewnętrzną, trzeba przede wszystkim sprawdzić jaką ma opinię na rynku, kompetencje jej pracowników — ilu ma specjalistów i z jakich dziedzin, np. ekspertów od prowadzenia ksiąg rachunkowych, biegłych rewidentów czy doradców podatkowych oraz certyfikowanych administratorów baz danych, którzy będą reagować na zmiany przepisów oraz nadzorować bezpieczeństwo systemów informatycznych.

Warto również poprosić firmę o referencje klientów obsługiwanych przez outsourcera. Ważne jest również jakie firma ma wyposażenie techniczne